Il prossimo 25 Maggio entra in vigore il regolamento europeo sul trattamento dei dati con pesanti ripercussioni a carico delle imprese e dei professionisti.
Mentre in passato occorreva solamente redigere e tenere in azienda/ufficio un manuale che illustrava ai verificatori le azioni intraprese per conservare adeguatamente le informazioni di cui si entrava in possesso, e per informazioni si intendevano i soli dati sensibili (informazioni sul sesso, sulla salute, sulla religione, sui convincimenti politici, sulle etnie e sui procedimenti giudiziari), dal prossimo 25 maggio ogni informazione sui terzi (anche il mero cognome e nome) è considerato dato da trattare solo se debitamente autorizzati e soggetto a conservazione pianificata.
Per tanto, è necessario adempiere agli obblighi imposti anche e soprattutto per evitare l’irrogazione delle sanzioni che sono pesantissime: fino a 20.000,00 Euro di sanzione fissa e fino al 4 % del fatturato.
Lo scrivente studio ha fatto un approfondito esame delle casistiche degli adempimenti da porre in essere per ricercare una soluzione meno faticosa e costosa possibile.
Cercando di sintetizzare al massimo le azioni da intraprendere, riteniamo obbligatorio svolgere le seguenti attività a partire dal prossimo 25 Maggio 2018:
- Redazione di un manuale descrittivo della Vostra attività indicante la organizzazione della stessa, le risorse utilizzate per acquisire, trattare, conservare e proteggere le informazioni. Detto manuale deve essere aggiornato ad ogni variazione.
- Nomina e notifica al Garante Privacy della persona responsabile dei dati e degli eventuali responsabili del trattamento;
- Chiedere per iscritto il consenso a trattenere i dati ai clienti ed ai dipendenti. Conservare appositamente una copia del consenso ricevuto e, possibilmente, istituire un registro dei consensi ricevuti.
- Concedere per iscritto il consenso affinché i Vostri dati siano trattai e conservati dai Vostri fornitori ed istituire un registro delle autorizzazioni concesse.